2014 | hojdedraget.dk

Bestyrelsesmødereferater 2014

Den 25. februar

Ad. 1. Gennemgang af indkaldelsen til generalforsamlingen fredag d. 18. april 2014.

Af den nuværende bestyrelse er der 3 medlemmer der ikke modtager genvalg. Dette giver en udfordring og bestyrelsen vil tage kontakt til medlemmer og høre om deres interesse for at opstille til de ledige, bestyrelsesposter.

Indkaldelsen blev herefter gennemgået og godkendt.

Ad.2. Bestyrelsens beretning for 2013.

Formanden havde lavet et udkast, der blev gennemgået og tilrettet. Beretningen udsendes sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen.

Den traditionelle kopiering af indkaldelsesmaterialet til generalforsamlingen var ikke mere mulig og en ny

Ad.3. Forslag til behandling på generalforsamlingen.

Der var indgivet 3 forslag

Det ene forslag omhandlede, at GF tilmeldte sig betalingsservice, så medlemmerne kunne tilmelde G/F kontingent til betalingsservice. Kassereren ville tage kontakt til banken og høre om der er omkostningerne til en sådan tilmelding og rammerne for en sådan ordning.

Det andet forslag omhandlede nedsættelse af et grønt udvalg for renovering af Lille Mosen

Det tredje forslag omhandlede støvbekæmpelse af vejene

Ad. 4. Regnskab og budget for 2014.

Kassereren Erik Dalsby fremlagde regnskabet for 2013. Kassereren satte beløb på de projekter der var udført. Projekterne med vejenes renovering, asfaltering af udkørslerne, spulebrønden til Store Mosen og reguleringerne af hegn diverse steder. På trods af disse store projekter er den økonomiske overgangsbuffer stadig tilstede ved overdragelsen til den næste bestyrelse.

Det fremlagte budgetforslag blev godkendt og indebærer et kontingent på 700,-

Ad. 5. Fordeling af praktiske opgaver til generalforsamlingen.

Formanden vil igen tage kontakt til Flemming Nielsen som bestyrelsens forslag til dirigent.

De praktiske opgaver blev fordelt mellem bestyrelsen medlemmer.

Den 9. juni

Ad. 1. Konstituering af bestyrelse og fordeling af roller.

Erik fortsætter sit fortræffelige arbejde som kasserer. Bent blev valgt som næstformand. Rollen som snefoged tilfalder John og Vagner, evt. med back-up fra Hans Henrik Jensen (tidligere bestyrelses medlem). Referater fra bestyrelsesmøder skrives af formanden, og John varetager denne rolle på generalforsamlingen.

Ad.2. Evaluering af generalforsamlingen.

Ingen bemærkninger. Alle var enige om at generalforsamlingen foregik fredeligt og forløb fint.

Ad.3. Gennemgang af regnskab, samt rykkerprocedure.

Kassereren fremlagde kassekladden for 2014 med posteringer frem til 6. juni. Der var bemærkninger til kassekladden.

Rykkerproceduren, som består at et påmindelsesbrev (en ”reminder”) og et rykkerbrev, blev revideret, og få justeringer blev indarbejdet.

Ad.4. Grønt udvalg.

Baseret på sidste generalforsamlings indkomne forslag, nedsættes der et grønt udvalg. Næstformanden tager kontakt til Dan Sandsager (tidligere formand), da Dan har udtrykt ønske om at deltage i et sådan kommende udvalg. Der vil ligeledes blive taget kontakt til forslagsstiller Henrik Dreijer Østkildevej 32. Udvalgets opgave bliver at komme med forslag til ”grønne” forbedringer i området.

Ad.5. Bomme ved stier.

På sidste generalforsamling blev der udtrykt ønske om at gøre noget ved de dobbelte bomme, der står placeret på vores stier. Bommene bør gøres mere handicapvenlige, så det er muligt at komme igennem med kørestole og andre handicapkøretøjer.

Det blev besluttet at kopiere vores vejkort og markering hvor bomme står placeret, sende det til Maskinstationen (dem der bl.a. slår vores græs), og bede dem om fjerne den ene af bommene.

Ad.6. Velkomstbrev.

Foreningen sender p.t. et velkomstbrev ud til nye sommerhusejere, men information om rigtig mange praktiske ting, samt kopimateriale, der er relevant for nyankomne. Dette brev bør revideres da vores hjemmeside (www.højdedraget.dk) indeholder mange at disse ting.

Formanden laver et revideret udkast af dette velkomstbrev og sender til kommentering i bestyrelsen.

Ad.7. Næste bestyrelsesmøde(r).

Følgende fremtidige møde datoer blev besluttet:

Fredag d. 25. juli 2014 kl. 10:00 - Her gennemføres en ekspedition i området.

Fredag d. 24. oktober 2014 kl. 19:00

Fredag d. 13. februar 2015 kl. 19:00 - Her behandles indkomne forslag til generalforsamling

Ad.8. Eventuelt.

Forslag til emner på næste bestyrelsesmøde blev noteres på udestående loggen.

Den 25. juli

Ad. 1. Evaluering af sidste referat.

Ingen bemærkninger.

Ad. 2. Nye emner siden sidste bestyrelsesmøde.

Bestyrelsen er blevet bekendt med, at der i grundejerforeningen eksistere et 4 hjulet motoriseret køretøj (ATV) der ulovligt optræder på vores veje og stier. Dette tolereres ikke og formanden vil rette henvendelse til ejer.

Bestyrelsen har siden sidste referat modtaget ros for fjernelse af bomme ved stier.

Ad. 3. Grønt udvalg.

Næstformanden har taget kontakt til Dan (Østkildevej 5) der deltager i dette udvalg. Dan vil kontakte Henrik (Østkildevej 32), som er kommet med forslag til ”grønne” forbedringer. Næstformanden afventer udspil fra Dan.

Ad. 4. Regnskab.

Kassereren forelagde regnskabet. Alle kontingentindbetalinger er foretaget. Der er et udestående omkring en entydig identificering på en enkel indbetaling. Det tager kassereren hånd om.

Ad. 5. Græsslåningsservice på tomme parceller.

Grundejerforeningen varetager græsslåningsservice på tomme parceller. Denne service har der tidligere været gjort stort brug af, men efter mange parceller er blevet bebygget eller grundejer har fundet andet alternativ, er der nu kun 4 parceller tilbage der anvender denne service. Bestyrelsen har besluttet at nedlægge græsslåningsservicen. Kassereren skriver til grundejerne og beder dem om at tage direkte kontakt til firma/person der kan varetage græsslåning.

Ad. 6. Græsslåning på fællesarealer (ikke stier).

Bestyrelsen er blevet bekendt med, at der er interesse for det afklippet græs (til foder) på fællesarealerne. Men henblik på at minimere udgifterne til græsslåningen, retter kasserer henvendelse til interesserede. Der forespørges ved samme lejlighed om interessen for slåning af tomme parceller.

Ad. 7. Integration og synlighed.

For at gøre vores hjemmeside ”højdedraget.dk” mere synlig tager John kontakt til Bogø portalen (bogø.eu / bog4793.eu) med henblik på at skabe link mellem hjemmesiderne.

Bestyrelsen vurderer at det kunne være en ide at lave en facebook gruppe for grundejerforeningen, en gruppe hvor kun medlemmer af grundejerforeningen Højdedraget kan få adgang. Sådan et forum kan bruges til mange ting og formålet med en facebook gruppe er da heller ikke 100% defineret. Det skal naturligvis være for at fremme foreningens fælles aktiviteter og ikke en chatte klub. Formanden tager aktion på dette.

Hjemmesiden ”højdedraget.dk” vil blive opdateret med e-mail adresse på bestyrelsen (for dem der har en sådan) og der vil blive indsat profil billeder, så alle kan se hvem bestyrelsen er.

Ad. 8. Årlig markvandring.

Bestyrelsen har været på vandring på grundejerforeningens fællesarealer og veje, men henblik på sikre vedligeholdelse af veje, at regler for græsslåning overholdes og vurdere en eventuel igangsættelse af beskæring af fællesarealer.

Der vil blive iværksat beskæring ud mod Fruekildevej fra udkørsel fra Højdedraget mod Ålborgvej (samme areal som sidst) og ud mod Ålborgvej ved Mosedalen fra udkørsel ved 82 og 60 mod Bogø Hovedgade.

Vores veje ser umiddelbart fine ud. Der er ikke noget der tyder på, at der er kommet flere huller på vejene end tidligere. Vi ser stadig at overgangen fra asfalt til grus giver små huller, en ting der naturligt opstår i overgangen mellem forskellige materialer. Men det støver meget efter den sidste renovering og der har også været en del klager over punkteringer. Næstformanden vil undersøge mulige alternativer inden næste bestyrelsesmøde.

Bænken på fællesarealet mellem Højdedraget og Østkildevej trænger til maling. Vagner vil indkøbe træbeskyttelse og udføre malerarbejdet.

Formanden rettet henvendelse til ejer af tom grund der ikke er vedligeholdt, samt til ejer af båd der ligger ulovligt ved Stormosen.

Ad. 9. Eventuelt.

Næste møde er fredag d. 24. oktober 2014 kl. 19:00

Den 8. november

Ad. 1. Diverse siden sidste bestyrelsesmøde.

Der har været rettet henvendelse til enkelte parceller om vedligeholdelse/beskæring, oprydning uden for egen parcel, samt ulovlig færdsel på vores veje. Dette ser ud til at være efterkommet som forventet.

Bænksættet mellem Højdedraget og Østkildevej er blevet malet, så det er klar til de kommende sæsoner.

Affaldsspanden ved mosen er blevet tømt og det vil også blive gjort fremadrettet når det observeres.

Fodboldmål der er opstillet mellem Højdedraget og Østkildevej er ikke så anvendelige mere, da nettene er itu. Der vil blive fundet en løsning på dette problem til foråret.

Der har været henvendelse vedrørende fyldte brønde i Mosedalen.

Der har været henvendelse vedrørende beskæringen ud i mod Fruekildevej.

Ad. 2. Grønt udvalg.

I stormosen er der beskåret en del træer væk der var på ”vej”. Ved stormosens overløb er der fældet 5 træer som stod uheldigt i forholdet til udløbet og der er stadig et stort piletræ/busk som står i vandet og genere for udløbet. Der skal en gravemaskine til at grave piletræet op og der vil blive ansøgt om hjælp til at udføre dette arbejde.

Det grønne udvalg har haft møde d. 26.9.2014. Deltagere var Dan (Østkildevej 5), Henrik (Østkildevej 32), Bent (Østkildevej 71) og naturvejleder Torsten Andersen fra Hede Danmark. Naturvejlederen havde nogle gode forslag til projektet ”lillemosen”. Projektet hører ikke til i den billige ende, men naturvejlederen mente vi kunne få et tilskud i størrelsesorden 75 % af den totale udgift. Næste skridt er at kontakte Vordingborg Kommune for at få en tilladelse til projektet. Uden en tilladelse fra myndighederne kan vi ikke gå i gang med et sådant indgreb i ”lillemosen”. Først når vi har tilladelsen, kan der søges om tilskud til planen. Hede Danmark vil være behjælpelige med dette.

Grundejerforeningens plan er at have alt omkring projekt ”lillemosen” klart inden næste generalforsamling, sådan at det kan fremsættes som et forslag der kan stemmes om.

Ad. 3. Græsslåning.

Græsslåningsordningen for de sidste 4 parceller er nu ude af grundejerforeningens hænder. Parcellerne varetager nu selv græsslåningen på egen hånd eller via anden etableret ordning, i overensstemmelse med foreningens regler.

Der har været vist interesse for det afklippet græs (til foder) på fællesarealerne (ikke stier). Bestyrelsen har fremsat et tilbud til interesserede, med henblik på at minimere omkostningerne til græsslåning. Dette tilbud har desværre vist sig ikke at være attraktivt nok, så vi fortsætter med den aftale der allerede er indgået omkring græsslåning af fællesarealerne.

Ad. 4. Beskæring på fællesarealer.

Beslutningen fra sidste bestyrelsesmøde om at gennemføre beskæring ud imod Fruekildevej og Ålborgvej er gennemført. Der er beskåret ud mod Fruekildevej fra udkørslen fra Højdedraget og mod Ålborgvej (til og med trekantsstykket ved vandværket), samt ud mod Ålborgvej ved Mosedalen fra udkørsel ved 82 og 60 mod Bogø hovedgade, til med hvor grundejerforeningen Mosedalen starter.

Det er kun 2 år siden beplantningen ud imod Fruekildevej sidst er beskåret kraftigt. Tidligere års forsøg med at fjerne beplantningen helt, ud for nogle af medlemmerne, ser rigtig pænt og nydeligt ud, og da det er den enkelte grundejers ansvar selv at randbeplante på sin grund, var det oplagt denne gang at beskære indtil skel, for derved at gøre hele stykket ensartet af udseende, samt ikke mindst at spare på foreningens omkostninger til vedligeholdelse på lang sigt. De enkelte små træer der står tilbage vil også blive fjernet.

Ad. 5. Vedligeholdelse af veje.

Der er ikke foretaget nogen vedligeholdelse på vores veje. Der vil blive indhentet et tilbud på støvnedbringelse af vejene, et tilbud der skal arbejdes videre på. Vi har sammenlagt ca. 2 kilometer vej i vores grundejerforening.

Ad. 6. Regnskab.

Kassereren forelagde regnskabet til og med datoen for mødet. De største poster er græsslåning og beskæring. Budget for resten af regnskabsåret blev ligeledes fremlagt og det ser ganske fornuftigt ud. Største usikkerhed på budgettet er snerydning, som er en udgift der altid er svært at forudsige.

Ad. 7. Integration og synlighed.

Hjemmesiden ”højdedraget.dk” er blevet opdateret med e-mail adresser på bestyrelsen (for dem der har en sådan). Der er etableret link til Bogø portalen og ligeledes link fra Bogø portalen til ”højdedraget.dk”.

Ad. 8. Eventuelt.

Næste bestyrelsesmøde er fredag d. 13. februar 2015 kl. 19:00 - Her behandles indkomne forslag til generalforsamlingen.