2015

Grundejerforeningen Højdedraget

Bestyrelsesmødereferater 2015



Den 13. februar


Ad. 1. Diverse siden sidste bestyrelsesmøde.

Vagner er trådt ud af bestyrelse på grund af sygdom og suppleant til bestyrelsen Marianne W. Jørgensen er tiltrådt. Vi har mistet vores revisor Ruth Jensen, der desværre er afgået ved døden.


Vordingborg kommune er blevet orienteret om at kloakkerne ved indgangen til Mosedalen. De er fyldte og løber over.


Grundejerforeningens kartoteker over sommerhusejere og telefonliste er blevet omlagt, så de kan tilgås af alle i bestyrelsen.


Der er modtaget forslag om at tilslutte grundejerforeningen til PBS, så opkrævninger kan ske automatisk.



Ad. 2. Regnskab.

Regnskabet er signeret og godkendt af revisorerne. Der er indbetalt et kontingent for meget. Det har ikke været muligt at finde ud af hvem der har indbetalt for meget. Det menes at kunne være en parcel hvor der er foretaget ejerskifte. Banken har foretaget fejl i en betaling på en af vores forsikringer, som resulterede i at der blev betalt for lidt, samt at foreningen er blevet opkrævet et rykkergebyr. Det har ikke været muligt at få banken til at betale dette gebyr og et muligt bankskifte kan blive konsekvensen.


Budget for næste sæson blev fremlagt og godkendt.



Ad. 3. Grønt udvalg.

Næste skridt i arbejdet med projekt Lillemosen, er at få kommunen til at besigtige den ide der er lavet i samarbejde med Hede Danmark. Mødet finder sted på Bogø d. 17. februar. Hvis mødet med kommunen resulterer i at vi kan få lov at gå videre med projekt Lillemosen, laver Bent en forslag der skal med på generalforsamlingen i Påsken. Forslaget skal danne grundlag for om projekt Lillemosen skal gennemføres. Næstformanden vil undersøge med Hede Danmark om projektet skal betales inden tilskud skal gives, eller om grundejerforeningen kan nøjes med at betale prisen eksklusiv tilskud.


Der er lavet en udgravning i Stormosen der gør at vandet i mosen er forbundet med afløbet - det ser rigtig fint ud.



Ad. 4. Vedligeholdelse af veje.

Der er indhentet tilbud på støvbekæmpelse af vejene fra Pro støvfix. Vi har sammenlagt 2 kilometer veje i grundejerforeningen og det beregnes at der skal bruges 12 tons støvfix. Det vil koste kr. 29.375 at indkøbe dette. Produktet skal køres ud med en gødningsnedfælder, hvor der skal køres med meget lavt tryk. Der bruges ca. 2 kg af produktet pr. m2, ca. 5-7 kg pr. løbende meter. Der skal køres mere end en gang for at produktet får den virkning på vejene som vi ønsker (mindst 2 gange), og jo flere gange der køres, jo længere bliver holdbarheden. Det vil tage en del tid at køre det på vejene og vi forventer at det vil komme til at koste et sted mellem 15 -20.000 kroner udover anskaffelsesprisen. Så sammenlagt er prisen et sted mellem 45 – 50.000 kroner, og så er der ikke evighedsgaranti. Holdbarheden er i bedste fald 3 år.


Maskinstationen er adspurgt om sådan et stykke arbejde var noget de kunne udføre, men det har de ikke maskiner til.


Konklusionen på mødet var at der skal findes en anden løsning. Det kommer til at blive rigtig dyrt.



Ad. 5. Indkomne forslag.

Der var indkommet 3 forslag.

1.Mulighed for at modtage indkaldelse til generalforsamling inkl. diverse bilag og referater fra generalforsamlinger på e-mail adresse, hvis det ønskes.

2.Ændret dagsorden på generalforsamlingen, sådan at budget og fastsættelse af kontingent behandles før indkomne forslag.

3.Mulighed for indbetaling af kontingent via PBS.

 

Efter lidt diskussion blev forslag 2 fraveget af forslagsstiller. Dvs. forslag 1 og 3 medtages på generalforsamlingen.


Forslag 3 er undersøgt med hensyn til pris. Det vil koste ca. 450 kroner i oprettelse i Nets (engangsbeløb). I banken skal foreningen oprettes som FIK kreditor og det vil koste fra 0 -1000 kroner afhængig af bank (engangsbeløb). Foreningen skal have tilegnet sig et CVR nummer som skal bruges til oprettelse i Nets. Der er intet abonnement til Nets (ingen løbende udgift), der betales kun for det Nets brugers til. Det vil koste 9,17 kr. pr. opkrævning der udsendes og det vil vel at mærke kun være den første opkrævning. Når parcellerne melder sig til automatisk betaling via Nets falder prisen til 7,77 kr. pr. opkrævning. Det betyder at det er billigere at opkræve via Nets end via det almindelige postvæsen, som erfaringsmæssigt kun bliver dyrere.



Ad. 6. Klargøring til generalforsamling:

Formandens beretning blev gennemgået og der blev foretaget enkelte justeringer.

Indkaldelsen til generalforsamlingen blev justeret med de indkomne forslag og vi måtte konstatere at der ikke er nogen personer knyttet på posterne ’suppleant til bestyrelsen’ og ’revisor suppleant’.

Dirigent til generalforsamlingen har tidligere været Flemming Nielsen. Formanden forhører sig om han stadig er interesseret og sikre at vi har adgang til Hjemmeværnsgården (nøgle).

Bent og Marianne står til valg til bestyrelsen og de modtager begge genvalg.

Inden vores generalforsamling afholdes i Påsken skulle der være gennemført et møde om hjemmeværnsgårdens fremtid, så på generalforsamlingsdagen skulle der være en chance for at vi ved om fremtidige generalforsamlingsmøder vil kunne foregå på hjemmeværnsgården.

Følgende skal med i forsendelsen / indbydelsen til generalforsamlingen: Indkaldelse, forslag, regnskab, budget og beretning. Formanden udsender indbydelserne.

Erik sender adresselabels til formanden og står for indkøb af øl, vand mv. på dagen.



Ad. 7. Eventuelt.

Der blev taget billeder til hjemmesiden.


Næste møde er generalforsamlingsdagen i Påsken, som afholdes d. 3 april 2015 kl. 10:



Den 23. maj


Ad. 1. Noterede emner fra generalforsamlingen.

Forslag om brug af vejsalt. Der er rettet henvendelse til grundejerforeningen Fruekilden for at høre deres erfaringer med brug af vejsalt. Deres opfattelse efter et forsøg for 2 år siden på Valsen er, at saltet klart binder støvet og giver dermed mindre støvgener. Det har kun været brugt i et år og ikke fundet nødvendigt efterfølgende. Saltet er muligvis ikke det samme salt som der bruges om vinteren, så der kan være noget miljøhensyn der skal tages.


Foreningen har også modtaget et tilbud om støvbinding fra selskabet Dustex. Vi har regnet på det og vi finder det alt for dyrt, så dette arbejdes der ikke videre med.


Det er besluttet at gå videre med løsningen omkring vejsalt og det tænkes udført som forsøg på stamvejene (Højdedraget og Østkildevej), hvor færdslen er størst.


Flis efter beskæring ved Fruekildevej. Det gøres der ikke noget ved. Det ses ikke nu og til efteråret når bevoksningen (ukrudtet) er væk, forventes det at være formuldet.


Et kontingent indbetalt for meget sidste år. Ingen har kontaktet grundejerforeningen om at de har betalt for meget. Sagen lukkes.


Lille skov ved Lillemosen. Det blev besluttet at den får lov at vokse.


Fodbold mål. Foreningen har indgået at aftale med en beboer i Sydgrænsen om at opstille et mål i vores grundejerforening. Målet kan benyttes af alle, leveres af Sydgrænsen, som også varetager græsslåning omkring målet. De nuværende gamle mål der står mellem Højdedraget og Østkildevej vil blive fjernet.


Facebook gruppe. Der er etableret en Facebook gruppe der hedder ’Grundejerforeningen Højdedraget’. Denne kan alle beboer i grundejerforeningen søge om optagelse i. Søg efter den, bed om optagelse og vær med til at højne sammenholdet i vores grundejerforening. Vi ser frem til din ansøgning.

 


Ad. 2. Regnskab.

Kasserer jobbet er overdraget fra Erik til Marianne. Kasserer har lavet et nyt regnskabsregneark som efter gennemgang er godkendt. Foreningens konto er flyttet til Danske Bank. Der er foretaget en manuel indbetaling af kontingent til foreningen. De resterende kontingentindbetalinger vil først blive opkrævet når aftalen med Nets er på plads, så automatisk betalingsservice kan etableres. For at det skal kunne lade sig gøre skal foreningen være oprettet i Erhvervsstyrelsen med et CVR nummer - Dette er på plads. Endvidere skal foreningen være oprettet som FIK kreditor og denne aftale mangler af blive effektueret. Opkrævninger kommer senere ud i år end tidligere – men de kommer.

Foreningens forsikringer tages op til overvejelse / genforhandling. Forsikringsagent indkaldes.



Ad. 3. Grønt udvalg.

Der er udgravet et paddehul tæt på Stormosen. Ideen til etablering at et sådant blev taget i forbindelse med planerne om udvidelsen af projekt Lillemosen. Næste step i projekt Lillemosen er at få skrevet ansøgningen om projektet til kommunen. Næstformand rykker for udfyldelse af ansøgning i det grønne udvalg og vi tænker at en deadline 1. juli må være en acceptabel tidsfrist.

Der blev besluttet at igangsætte en klipning af fællesarealerne. Dette kommer til at ske i løbet af juni måned.



Ad. 4. Vedligeholdelse af veje.

Der er kommet huller forskellige stedet på vores veje. Det blev besluttet at der laves en gennemgang og renovering af vores vejnet. Iværksættes så hurtigt som muligt.



Ad. 5. Indkomne forslag.

Der var indkommet 2 forslag som er lagt ud på vores hjemmeside:


Nedsættelse af kontingent til 500,-. Begrundelse er manglende snerydning og græsslåning sidste år.


Mulighed for sejlads på søen i Stormosen. Bestyrelsen har spottet en vis utilfredshed omkring dette forslag og vil rette henvendelse til forslagsstiller. Stormosen er et yndet sted for meget fugleliv og sejlads vil forstyrre naturen uhensigtsmæssigt. Sejlads bør være noget der kun foretages hvis det har vedligeholdsmæssig hensigt. Forslagsstiller vil blive henvist til Bogø Letten.


Læs venligst forslagene på vores hjemmeside og tilkendegiv din mening.



Ad. 7. Eventuelt.

Etablering af en leverandørliste over personer og firmaer der yder service til vores forening.

Etablering af en aktivitetsliste over alle jobs i foreningen, påsat ansvarlig bestyrelsesmedlem.

Dokumenter til rykkerprocedure omlægges til e-mail.



Den 25. juli


Ad. 1. Nyt siden sidste bestyrelsesmøde.

Der er blevet sat et fodboldmål op på fællesarealet mellem Sydgrænsen og Østkildevej. Vedligeholdelse og græsklipning omkring målet bliver varetaget af Sydgrænsen 5.


Der er indgået ca. 50 tilmeldinger til anvendelse af e-mail i stedet for brevpost.


Foreningen er blevet oprettet som FIK kreditor i Danske bank og oprettet som kunde i Nets. Alle medlemmers adresser i foreninger er blevet oprettet i Nets, som fremover er firmaet der udsender opkrævninger og gør det muligt for det enkelte medlem at kunne betale via betalingsservice.


På grund af omlægningen til Nets/betalingsservice, som har forsinket opkrævningen af kontingentet, har der været en del medlemmer der har forespurgt hvornår opkrævningen vil forekomme. Opkrævning udsendes i slutningen af juli måned, med betalingsdag medio august.


Der har været et enkelt ejerskifte på Østkildevej.



Ad. 2. Regnskab.

Der har ikke været væsentlige posteringer i regnskabet siden sidste bestyrelsesmøde. Den totale kassebeholdning er p.t. ca. 30.000. Der afventes regning for vedligeholdelse af veje som er foretaget for flere måneder siden. Udgift for græsklipning af stier kommer senere på året.


Det blev besluttet at donere 400 kr. til Bogø mølle.



Ad. 3. Grønt udvalg.

Det grønne udvalg har afleveret input til en ansøgning om udvidelsen af Lillemosen til bestyrelsen. Ansøgningen er skrevet og sent til kommunen.


Bestyrelsen har haft sin årlige markvandring og tilset foreningens fællesarealer, men henblik på at planlægge evt. beskæring af fællesarealer, samt tilse at den enkelte parcel overholder foreningens vedtægter om vedligeholdelse. Konklusionen blev at der ikke iværksættes nogen beskæring på foreningen fællesarealer i år, men at der er en håndfuld medlemmer der for besked på at overholde foreningens § 9 vedtægter.



Ad. 4. Vedligeholdelse af veje.

Vores veje er blevet efterset og der er foretaget opfyldning af huller.


Tidligere forslag om anvendelse af vejsalt som støvdæmpning er besluttet gennemført, men endnu ikke effektueret, da det afventede udbedring af huller i vejene. Vejsalt vil som forsøg blive spredt ud på stamvejene Højdedraget og Østkildevej snarest muligt og der vil blive fuldt op på om det har noget effekt.



Ad. 5. Indkomne forslag.

Der er ikke modtaget nye forslag.



Ad. 6. Eventuelt.

Leverandørlisten opdateres med kontaktoplysninger på den der opsamler græs på vores fællesareal, området der ligger mellem Højdedraget og Mosedalen.


Der er landsmøde i Fritidshusejernes Landsforening i Slagelse d. 24 og 25. oktober. Tilmelding skal ske snarest, hvis nogen i bestyrelsen vil deltage.


Rykkerbreve skal omlægges til e-mails. Kasserer har nuværende brevformulering.


Foreningens forsikringer tages op til overvejelse / genforhandling. Forsikringsagent indkaldes, hvis muligt, til næste bestyrelsesmøde.




Den 30. Oktober


Ad. 1. Nyt siden sidst.

Der er nu 83 tilmeldinger til anvendelse af e-mail i stedet for brevpost.



Ad. 2. Regnskab.

Der har været lidt frustration omkring indbetaling til foreningen. Det er der flere grunde til. Blandt andet har foreningen fået ny konto i anden bank og indbetalingstidspunktet for indbetaling har været skubbet flere måneder på grund af omlægningen til betalingsservice i Nets. Antallet af udsendte påmindelser og rykkere ligger på samme niveau som tidligere år. Bestyrelsen håber dog på at muligheden for betalingsservice får antallet af påmindelser og rykkerskrivelser til at dale. Regnskabet ser rigtig fornuftigt ud og viser at alle kendte udgifter er betalt eller sat til betaling.


Påmindelsesbrev og rykkerbrev er omlagt til brug for e-mail korrespondance. Bestyrelsen besluttede at kun påmindelsesbrev sendes på e-mail, hvis foreningen er i besiddelse af denne. Rykkerbrev sendes som brev.



Ad. 3. Grønt udvalg.

Foreningen har modtaget dispensation på projekt Lillemosen fra Vordingborg kommune. Det betyder der er givet grønt lys for projektets gennemførelse. Næste skridt bliver at inddrage Hede Danmark i opgaven og få dem til at opstille en projektplan for hvad der skal udføres, hvordan det skal gøres, hvad det forventes at koste, hvad størrelsen på tilskuddet bliver og hvordan processen for tilskud foregår. Næstformanden tager kontakt til Hede Danmark og gør dem opmærksom på at projektplanen skal være på plads inden næste bestyrelsesmøde i foreningen, da projektets gennemførelse skal fremsættes som forslag på førstkommende generalforsamling.


Foregående bestyrelsesmøde resulterede i at en håndfuld medlemmer fik besked på at overholde foreningens § 9 vedtægter, som bl.a. har til formål at sikre at græs på parceller klippes, randbeplantning er etableret og beskåret hvis den er til gene. Med en enkel undtagelse er alle henstillinger blevet udført.


Den lille skov der er selvplantet nord for Lillemosen er blevet besigtiget for at sikre at der ikke forefindes pil og poppel, som er beplantning der ifølge deklaration/vedtægter ikke må forefindes. Det viser sig ikke at være tilfældet.



Ad. 4. Vedligeholdelse af veje.

Der er foretaget støvdæmpning på stamvejene Højdedraget og Østkildevej. Det vurderes at det har afhjulpet støvgenen, men tidspunktet det blev udført på var dog en smule sent på året. Bestyrelse besluttede at det skal foretages igen til næste år. Næste år planlægges det at blive gjort i maj / juni. Denne udgift skal påføres næste års budget.



Ad. 5. Forsikringer.

Foreningens forsikringer i Tryg blev taget op til overvejelse. Der er 2 forsikringer.

Arbejdsskadeforsikring: Denne dækker personskade på personer der udfører arbejde for foreningen i henhold til Lov om arbejdsskadesikring. Dvs. personskade på personer der gratis hjælper og udfører arbejde for foreningen på foreningen fællesarealer. 

Erhvervsforsikring: Denne dækker skade på personer eller ting som er forvoldt at personer der er dækket af arbejdsskadeforsikringen.

Bestyrelsen besluttede at beholde forsikringerne i deres udformning, da der foretages arbejde af foreningens medlemmer på frivillig basis.



Ad. 6. Indkomne forslag.

Der er ikke modtaget nye forslag. Forslagsstillere vil blive bedt om at møde op til generalforsamlingen for at fremlægge og forsvare deres forslag.



Ad. 7. Eventuelt.

Opgave- og ansvarsfordelingslisten blev gennemgået og ansvaret for græsklipning på stier og fællesarealer blev overdraget til Erik.



Diverse links 

 

Bogø Tidende

Bogø Portalen



Copyright © 2013. Grundejerforeningen Højdedraget.dk. Design by Ove Ingemann. All Rights Reserved. Hosting at one.com